All Posts By

Jeroen Jurg

Jeroen Jurg
In Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden

Je hebt besloten om een ondernemer te worden: Gefeliciteerd!

Een onderneming starten betekent ook risico’s nemen. Daarom is het belangrijk om de juridische risico’s goed af te dekken.

Je aansprakelijkheid regel je in de algemene voorwaarden. Dit is dan ook het belangrijkste juridische document voor een ondernemer. Met algemene voorwaarden is het direct duidelijk welke rechten en plichten u en uw klant hebben.

Artikel 6:231 van het Burgerlijk Wetboek definieert het begrip “algemene voorwaarden” als volgt:

“Algemene voorwaarden: een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd.”

Belangrijke punten die in algemene voorwaarden kunnen staan zijn aansprakelijkheid, betalingstermijnen en garantie.

In de algemene voorwaarden mag dus niet de belangrijkste informatie over de aankoop of dienst zelf staan. Bijvoorbeeld de prijs, de kleur van een product of de hoeveelheid. Zulke informatie moet u altijd bij de koop of dienst zelf worden gemeld.

Als u eenmaal uw voorwaarden hebt opgesteld, hoeft u deze niet elke keer van te voren met uw klanten door te nemen. Algemene voorwaarden zijn snel van toepassing. Voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden is niet vereist dat de andere partij de inhoud van de algemene voorwaarden kende en er hoeft ook niet over te worden onderhandeld.

De wet bepaalt dat algemene voorwaarden tot stand komen door aanbod en aanvaarding hiervan door de partijen die een overeenkomst sluiten. Concreet betekent dit dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn nadat een aanbod (offerte) waarin de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard door de andere partij is aanvaard. Daarbij is het dus van belang om in de offerte een tekst op te nemen waarin staat dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Ook geldt er een informatieplicht. Algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing als de gebruiker de wederpartij een redelijke mogelijkheid heeft geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen (art. 6:233(b) BW).

Dit kan op drie manieren:

  1. De gebruiker kan de wederpartij voor of bij het sluiten van de overeenkomstde algemene voorwaarden ter hand stellen. (art. 6:234(1)(a) BW)
  2. De gebruiker kan voor de totstandkoming van de overeenkomst aan de wederpartij bekendmaken dat de voorwaarden ter inzage liggen (art. 6:234(1)(b) BW).
  3. Bij een elektronische overeenkomst (zoals een koop op afstand) moet de gebruiker niet alleen de algemene voorwaarden elektronisch beschikbaar stellen, maar ook zorgen dat de wederpartij de algemene voorwaarden op kan slaan.

Een beding in de algemene voorwaarden kan vernietigd worden, indien het beding onredelijk bezwarend is. In de wet zijn lijsten opgenomen met “verboden” en “verdachte” bedingen, de zwarte lijst en de grijze lijst.

De zwarte lijst en de grijze lijst zijn dwingend wanneer het gaat om algemene voorwaarden die van toepassing worden verklaard op een overeenkomst die met een consument wordt aangegaan.

Bij overeenkomsten tussen zakelijke partijen zijn de lijsten niet dwingend. Als één van de partijen echter stelt dat een bepaalde voorwaarde in zijn situatie toch onredelijk bezwarend is, zal de rechter sneller geneigd zijn dit te geloven als die voorwaarde op de grijze of zwarte lijst staat. Dit heet ook wel de reflexwerking van deze lijsten.

De zwarte lijst

De zwarte lijst bevat bepalingen die altijd onredelijk bezwarend zijn, dit zijn de verboden bedingen.

In artikel 6:236 Burgerlijk Wetboek (BW) is de zwarte lijst opgenomen. Onder andere de volgende bepalingen in algemene voorwaarden worden als onredelijk bezwarend aangemerkt:

  • dat de klant het recht ontneemt om nakoming van de toegezegde prestatie op te eisen;
  • dat de klant zijn wettelijke bevoegdheden tot ontbinding of opschorting van de overeenkomst beperkt;
  • dat de beoordeling van de vraag of de gebruiker van de algemene voorwaarden in de nakoming van zijn verplichtingen jegens de klant is te kort geschoten aan hem zelf overlaat;
  • dat de klant verplicht eerst een derde in rechte aan te spreken alvorens hij zich ter zake van niet-nakoming tot de gebruiker kan wenden;
  • dat de klant aan de gebruiker van de algemene voorwaarden bij voorbaat toestemming verleent om de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen aan een derde over te dragen;
  • dat de gebruiker van de algemene voorwaarden de bevoegdheid geeft de overeengekomen prijs binnen 3 maanden na het sluiten van de overeenkomst te verhogen, tenzij de klant in dat geval bevoegd is de overeenkomst te ontbinden;
  • dat de overeenkomst die is aangegaan voor een bepaalde termijn, zoals bij een abonnement, na het verstrijken van de looptijd stilzwijgend wordt verlengd voor een bepaalde duur of voor een onbepaalde tijd met een opzegtermijn die langer is dan 1 maand.

De grijze lijst

De grijze lijst bevat bepalingen die meestal onredelijk bezwarend zijn, dit zijn de verdachte bedingen.

De gebruiker van de algemene voorwaarden kan echter tegenbewijs leveren. In artikel 6:237 BW, de grijze lijst, worden o.a. de volgende bepalingen in algemene voorwaarden vermoed onredelijk bezwarend te zijn:

  • dat de inhoud van de verplichtingen van de gebruiker van de algemene voorwaarden beperkt ten opzichte van hetgeen de klant mocht verwachten;
  • dat de gebruiker van de algemene voorwaarden de bevoegdheid verleent tot het wijzigen van zijn verplichtingen;
  • dat de gebruiker van de algemene voorwaarden zich sneller op overmacht kan beroepen, dan uit de wet volgt;
  • dat de gebruiker van de algemene voorwaarden een lange of onvoldoende bepaalde (op)leveringstermijn geeft;
  • dat de klant bij voortijdige beëindiging van de overeenkomst een geldsom (annuleringskosten) aan de gebruiker van de algemene voorwaarden dient te betalen, tenzij het een redelijke vergoeding betreft voor door de gebruiker geleden verlies of gederfde winst.
  • dat de klant verplicht tot het sluiten van een overeenkomst met de gebruiker van de algemene voorwaarden of met een derde, tenzij het redelijkerwijze van de klant kan worden gevergd;
  • dat de overeenkomst die is aangegaan voor een bepaalde duur, zoals een abonnement, voor meer dan 1 jaar wordt aangegaan;
  • dat de klant aan een opzegtermijn gebonden is die langer is dan 3 maanden.

Het is als ondernemer dus essentieel om je juridisch in te dekken met goede algemene voorwaarden!

Start direct en stel algemene voorwaarden op met onze Online Smart Tool: https://contractenfabriek.nl/basis-contractenpakket/

Jeroen Jurg
In Corona crisis

Verzoek om uitstel van betaling gemeentelijke belasting i.v.m. coronavirus

Veel ondernemers hebben last van de Corona crisis en zien de omzet kelderen. Ondertussen moeten vaste lasten gewoon doorbetaald worden, zoals de huur en gemeentelijke belastingen. Voor dat laatste hangt het echter van de situatie en de gemeente waarin je gevestigd bent af, hoewel het beleid van de grotere gemeentes grotendeels overeenkomt.

Het beleid is veelal dat er een uitstel van betaling van lokale belastingen kan worden aangevraagd voor een periode tot uiterlijk 31 augustus 2020. Dit geldt voor ondernemers en zzp’ers die geraakt worden door de overheidsmaatregelen omtrent het Coronavirus. Onder deze belastingen vallen onder andere:

Afvalstoffenheffing

Rioolbelastingen

Onroerende zakenbelastingen

Voor deze belastingen kan er een uitstel aangevraagd worden tot uiterlijk 31 augustus 2020 in bijvoorbeeld de gemeente Amsterdam en Zwolle. Check wel bij uw eigen gemeente hoe het verzoek precies gedaan dient te worden.  Ook volgen veel gemeentes het rijksbeleid ten aanzien van de invorderingsrente: een verlaging van de normale invorderingsrente van 4% naar 0,01%.

Heeft u hulp nodig bij het opstellen van het verzoek? Wij hebben op onze website een gratis modelbrief staan wat u naar uw gemeente kan sturen met het verzoek uitstel van betaling te verlenen voor de lokale belastingen.

Deze is hier te vinden: https://contractenfabriek.nl/document/verzoek-om-uitstel-van-betaling-gemeentelijke-belasting-i-v-m-coronavirus/

Jeroen Jurg
In Corona crisis

 Verzoek om bijzonder uitstel van betaling belasting i.v.m. coronavirus

 (Nood)regelingen belastingdienst als gevolg van de Corona crisis

Het coronavirus heeft onze economie in zijn greep. Vooral veel ondernemers zijn getroffen door deze crisis. Ondernemers met bijvoorbeeld een restaurant, café en sportschool  hebben noodgedwongen hun deuren moeten sluiten. Veel ondernemers hebben feitelijk geen inkomsten meer, maar de belasting dient wel gewoon betaald te worden.

Daarom heeft de belastingdienst een aantal maatregelen aangekondigd om deze ondernemers te helpen. In dit blog leggen we uit hoe je hiervan gebruik kan maken.

Vraag bijzonder uitstel van betaling aan

Het is mogelijk om de belastingdienst om bijzonder uitstel van betaling te vragen. Dit kan voor alle aanslagen inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting (btw) en loonheffingen. Dit werk als volgt:

  1. Doe belastingaangifte, je krijgt dan een aanslag terug.
  2. Schrijf een brief aan de belastingdienst waarin je vraagt om uitstel vanwege betalingsproblemen veroorzaakt door corona. De belastingdienst beoordeelt het verzoek niet inhoudelijk, er wordt automatisch drie maanden uitstel van betaling verleend. Een verklaring van een accountant of dergelijke is daarom niet nodig.
  3. Verstuur de brief. Dit kan digitaal door in te loggen bij de belastingdienst of door de brief te verzenden naar Belastingdienst Postbus 100 6400 AC Heerlen.

Vanaf het moment dat je je meldt, wordt de invordering van je aanslag voor de inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting/btw en loonheffingen direct gepauzeerd gedurende minimaal 3 maanden. Je betaalt ook geen boete voor een te late betaling.

Let op: wil je langer dan drie maanden uitstel vragen dan is aanvullende informatie vereist. De belastingdienst heeft nog niet bekend gemaakt wat dit precies inhoudt maar het ligt voor de hand dat een verklaring van een deskundige, zoals een accountant, dan noodzakelijk is.

Tijdelijke verlaging rente bestaande belastingschulden

Normaalgesproken betaal je 4% invorderingsrente als je een aanslag niet op tijd betaalt. Deze invorderingsrente is vanaf 23 maart 2020 verlaagd van 4% naar 0,01%. Dit geldt voor alle belastingschulden. Verder betaal je 8% belastingrente als de belastingdienst een aanslag te laat kan vast stellen door een gebrek dat jou te verwijten valt.

Het tarief van de belastingrente is 8% voor de vennootschapsbelasting en 4% voor andere belastingen. Ook deze tarieven worden verlaagd naar 0,01%. De tijdelijke verlaging van het tarief van de belastingrente gaat in vanaf 1 juni 2020, behalve voor de inkomstenbelasting. Voor de inkomstenbelasting gaat de verlaging in vanaf 1 juli 2020. Zo krijg je een steuntje in de rug als je nog belastinschulden had open staan.

Verlaag je voorlopige aanslag

Zo’n verlaging van de rente op bestaande belastingschulden is natuurlijk mooi, maar kan weinig doen om de schade van de afgelopen maand en komende maanden te verlichten.

Als je een lagere winst verwacht door de uitbraak van het coronavirus dan kan je het beste je voorlopige aanslag wijzigen, zodat je direct minder belasting betaalt. Dit doe je door via de website van de belastingdienst de inkomsten te verlagen op de voorlopige aanslag. Als het bedrag van de nieuwe voorlopige aanslag lager is dan de belasting die je in januari en februari hebt betaald, krijg je het verschil terugbetaald. Vergeet niet om later in het jaar, als er weer meer winst gemaakt wordt, de voorlopige aanslag op nieuwe te wijzigen. Zo voorkom je dat je bij definitieve aanslag moet bijbetalen.

Wij hebben een modelbrief voor het aanvragen van uitstel van betaling van de belasting opgesteld die hier gratis beschikbaar is. Op onze website vindt je meer modelbrieven en blogs over ondernemen tijdens de coronacrisis. Zie bijvoorbeeld onze modelbrief voor het stopzetten van de huur van je bedrijfspand hier. De contractenfabriek zet zich in voor ondernemers, als je vragen hebt over hoe je bedrijf juridisch kan beschermen tijdens de coronacrisis neem dan gerust contact met ons op.

Disclaimer: Dit blog is gebaseerd op openbare informatie per 28 maart 2020. Hier kunnen geen rechten aan worden ontleend.

 

 

Jeroen Jurg
In Ondernemersvormen

Verzoek om aanpassing huur bedrijfsruimte als gevolg van de Corona crisis 

Verzoek om aanpassing huur bedrijfsruimte als gevolg van de Corona-crisis 

Het coronavirus heeft onze economie in zijn greep. Vooral veel ondernemers zijn getroffen door deze crisis. Veel ondernemers met bijvoorbeeld een café, restaurant of kapsalon hebben noodgedwongen hun deuren moeten sluiten. Deze ondernemers hebben feitelijk geen inkomsten meer, maar de huur van het bedrijfspand blijft wel doorlopen elke maand. Op deze manier kunnen de reserves van een ondernemer snel opraken. Nu is de vraag: Is het mogelijk om als ondernemer het betalen van de huur uitstellen?

Huur nauwelijks nog te betalen

Het plan van de overheid is om bepaalde ondernemers tegemoet te komen met een bedrag van €4000 voor de komende drie maanden (met terugwerkende kracht vanaf 1 maart). Dit is bedoeld om kosten van de onderneming zoals de huur te financieren. Echter is dit voor bijvoorbeeld ondernemers met een pand in Amsterdam niet genoeg om waarschijnlijk alleen de huur al mee te dekken. Dit kan erg problematisch zijn. Overigens kan de ondernemer om zichzelf te kunnen voorzien een tijdelijke uitkering bij de gemeente aanvragen (criteria en regels hieromtrent volgen nog).

Hoe nu verder met betalen huur door coronavirus

Op het moment is er nog veel onduidelijk over de betalingsverplichting van de huur voor ondernemers. In beginsel dient de ondernemer gewoon de huur door te betalen, echter zou de ondernemer in een later stadium een rechter deze situatie kunnen voorleggen aangezien deze omstandigheden niet normaal zijn en de huurachterstand een geval van overmacht is en ontstaan is buiten de schuld van de huurder (de overheid heeft deze maatregelen immers opgelegd).

Op het moment is dit niet mogelijk en zou dit ook een meeslepend proces worden. Het beste om te doen in dit scenario is om de verhuurder van uw bedrijfspand een brief te sturen waarin u de situatie uitlegt en verzoekt om eventuele kwijtschelding van de huur gedurende de overheidsmaatregelen dan wel uitstel van betaling van de huur. Het beste in deze periode is om samen met uw verhuurder een oplossing te vinden. Om u hierbij te helpen hebben wij een voorbeeldbrief opgesteld die u gratis kunt gebruiken via onze website. Het enige wat u hoeft te doen is invullen, een account aanmaken, ondertekenen en downloaden.

Jeroen Jurg
In Arbeidsovereenkomst

Non-actiefstelling en schorsing van de werknemer

Non-actiefstelling en schorsing van de werknemer

Om geschillen op de werkvloer op te lossen en de werknemer een sanctie op te leggen zónder meteen over te gaan tot ontslag op staande voet, kan een werkgever een werknemer schorsen of op non-actief stellen. Juridisch gezien is er geen verschil tussen de twee, alhoewel een schorsing over het algemeen wel een wat negatievere connotatie kent.

Er zijn een aantal redenen waarom een werkgever een werknemer op non-actief zou kunnen stellen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Een verstoorde arbeidsrelatie
  • Misdragingen van de medewerker (er wordt dan van schorsing gesproken)
  • Het onderzoek doen naar eventuele gegronde redenen voor ontslag of disciplinaire maatregelen, door misdragingen van de medewerker
  • Conflicten tussen werknemers onderling
  • Het stoppen met bepaalde werkzaamheden door redenen zoals het veranderen van de organisatie, een afnemende vraag op de markt, slecht functioneren of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid van de medewerker.

Laatste redmiddel

Vaak geldt de schorsing of non-actiefstelling als een ‘ultimum remedium’ voor de werknemer om de situatie rond of het gedrag van een werknemer te doen veranderen. Een werkgever wil een signaal afgeven dat iets niet langer door de beugel kan, maar wil wel nog in gesprek met de werknemer. Als dit niet het geval zou zijn, kan de werkgever beter voor ontslag op staande voet en ontbinding van de arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter kiezen. Echter staat de werkgever wel sterker in zijn schoenen als hij voorafgaand aan ontslag op staande voet éérst de werknemer heeft geschorst en heeft geprobeerd te rehabiliteren in de werkomgeving.

Wat te doen als werknemer?

Het kan als werknemer frustrerend en beangstigend zijn om te horen dat je op non-actief wordt gesteld of wordt geschorst. Het is dan ook van belang om altijd aan de werkgever te kennen te geven dat je bereid bent arbeid te verrichten en het conflict zo snel mogelijk wil oplossen en verder vooralsnog niks te tekenen, zoals een vaststellingsovereenkomst van non-actiefstelling/schorsing.

Verder blijf je als werknemer altijd recht op loon houden en moet je gewoon doorbetaald worden door de werkgever. Dit doordat het een beslissing van de werkgever is om het verrichten van arbeid tijdelijk stop te zetten. Bij niet verrichten van arbeid wat te wijten is aan de werkgever wordt de werknemer altijd doorbetaald.

Hoe dient de werkgever te werk te gaan bij non-actiefstelling of schorsing?

Voor een werkgever kan een non-actiefstelling of schorsing vaak een opstap zijn naar ontslag, maar ook als laatste waarschuwing en de intentie om gedrag te veranderen en een werknemer te rehabiliteren in de werkomgeving. Het is van belang dat je als werkgever allereerst een gesprek aangaat met de werknemer waarin je te kennen geeft dat de werknemer is geschorst of op non-actief is gesteld. Daarna dient schriftelijk, door middel van een (aangetekende) brief, bevestiging hiervan naar de werknemer gestuurd te worden. 

Het is niet altijd even makkelijk om zo’n brief op te stellen. Daarom kun je op onze website voor €19,- ex btw zowel de brief voor schorsing als non-actiefstelling gemakkelijk en zonder juridische hulp opstellen.

Om geschillen op de werkvloer op te lossen en de werknemer een sanctie op te leggen zónder meteen over te gaan tot ontslag op staande voet, kan een werkgever een werknemer schorsen of op non-actief stellen. Juridisch gezien is er geen verschil tussen de twee, alhoewel een schorsing over het algemeen wel een wat negatievere connotatie kent.

Er zijn een aantal redenen waarom een werkgever een werknemer op non-actief zou kunnen stellen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Een verstoorde arbeidsrelatie
  • Misdragingen van de medewerker (er wordt dan van schorsing gesproken)
  • Het onderzoek doen naar eventuele gegronde redenen voor ontslag of disciplinaire maatregelen, door misdragingen van de medewerker
  • Conflicten tussen werknemers onderling
  • Het stoppen met bepaalde werkzaamheden door redenen zoals het veranderen van de organisatie, een afnemende vraag op de markt, slecht functioneren of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid van de medewerker.

Laatste redmiddel

Vaak geldt de schorsing of non-actiefstelling als een ‘ultimum remedium’ voor de werknemer om de situatie rond of het gedrag van een werknemer te doen veranderen. Een werkgever wil een signaal afgeven dat iets niet langer door de beugel kan, maar wil wel nog in gesprek met de werknemer. Als dit niet het geval zou zijn, kan de werkgever beter voor ontslag op staande voet en ontbinding van de arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter kiezen. Echter staat de werkgever wel sterker in zijn schoenen als hij voorafgaand aan ontslag op staande voet éérst de werknemer heeft geschorst en heeft geprobeerd te rehabiliteren in de werkomgeving.

Wat te doen als werknemer?

Het kan als werknemer frustrerend en beangstigend zijn om te horen dat je op non-actief wordt gesteld of wordt geschorst. Het is dan ook van belang om altijd aan de werkgever te kennen te geven dat je bereid bent arbeid te verrichten en het conflict zo snel mogelijk wil oplossen en verder vooralsnog niks te tekenen, zoals een vaststellingsovereenkomst van non-actiefstelling/schorsing.

Verder blijf je als werknemer altijd recht op loon houden en moet je gewoon doorbetaald worden door de werkgever. Dit doordat het een beslissing van de werkgever is om het verrichten van arbeid tijdelijk stop te zetten. Bij niet verrichten van arbeid wat te wijten is aan de werkgever wordt de werknemer altijd doorbetaald.

Hoe dient de werkgever te werk te gaan bij non-actiefstelling of schorsing?

Voor een werkgever kan een non-actiefstelling of schorsing vaak een opstap zijn naar ontslag, maar ook als laatste waarschuwing en de intentie om gedrag te veranderen en een werknemer te rehabiliteren in de werkomgeving. Het is van belang dat je als werkgever allereerst een gesprek aangaat met de werknemer waarin je te kennen geeft dat de werknemer is geschorst of op non-actief is gesteld. Daarna dient schriftelijk, door middel van een (aangetekende) brief, bevestiging hiervan naar de werknemer gestuurd te worden. 

Het is niet altijd even makkelijk om zo’n brief op te stellen. Daarom kun je op onze website voor €19,- ex btw zowel de brief voor schorsing als non-actiefstelling gemakkelijk en zonder juridische hulp opstellen.

Jeroen Jurg
In Arbeidsovereenkomst

Het personeelsdossier

Het personeelsdossier

Het is voor elke werkgever van belang om voor elke werknemer een personeelsdossier bij te houden. Dit is ook een wettelijke verplichting van de werkgever. Er zijn twee belangrijke aspecten waar de werkgever op moet letten bij het bijhouden van het personeelsdossier. Het zorgvuldig en veilig bewaren van de gegevens in lijn met de AVG en het vastleggen van andere gegevens waarin de werkgever stelt hoe een werknemer functioneert.

Wat staat er precies in het personeelsdossier

Het personeelsdossier bevat onder meer verbeterpunten en afspraken met een werknemer en de werkgever houdt ook bij hoe een werknemer functioneert. Dit is van belang voor het bijhouden van een ontwikkeling van een werknemer, maar vooral ook als je een werknemer op iets als niet goed functioneren wil ontslaan of als er vragen komen over een werknemer vanuit externe instanties. Kort gezegd bewaart de werkgever in het personeelsdossier dus alle relevante/belangrijke gegevens van het dienstverband van de werknemer in één map.

Stel: Een werkgever wil een werknemer ontslaan en er komen vragen over het functioneren van een werknemer van het UWV of een advocaat en welke actie de werkgever heeft ondernomen om gedrag of functioneren dat heeft geleden tot willen ontslaan te veranderen. Een werkgever die alles netjes heeft opgenomen in het personeelsdossier staat dan relatief sterk in zijn schoenen en kan alles overzichtelijk laten zien. Het is dus van groot belang om het personeelsdossier up-to-date te houden.

Hoe ziet het personeelsdossier eruit?

Bij het aannemen van een nieuwe werknemer moet er direct een personeelsdossier aangemaakt worden voor een werknemer, waarin in eerste instantie alle persoonlijke gegevens instaan die van belang zijn voor het dienstverband van de werknemer. Vaak wordt dit gedaan door middel van een stamkaart. Het is aan te raden voor alle werknemers eenzelfde soort structuur te hanteren voor het opstellen van het personeelsdossier.

Een personeelsdossier bevat in elk geval:

  • Persoonlijke gegevens
  • Contracten & arbeidsvoorwaarden
  • Functioneren & ontwikkeling
  • Ziekteverzuim
  • Diversen & bijzonderheden

Persoonlijke gegevens

Bij persoonlijke gegevens moet naast de stamkaart met daarin informatie over zoals naam en adres onder andere ook gedacht worden aan een kopie van het identiteitsbewijs, de sollicitatiebrief, het CV, VOG, etc.

Contracten en arbeidsvoorwaarden

Naast de arbeidsovereenkomst wordt ook vaak een CAO toegevoegd, het getekende personeelshandboek en overzicht van het verlof.

Functioneren & ontwikkeling

Dit gedeelte is van belang voor het functioneren van een werknemer en het aantonen van eventueel niet goed functioneren. Het bevat vaak en functieprofiel, verslagen van functioneringsgesprekken en afspraken over de loopbaan.

Overige

Met het ziekteverzuim wordt de frequentie van ziekteverzuim bedoeld (Let op! Er mogen geen medische gegevens worden opgenomen in het personeelsdossier) en verder kunnen er nog eventuele aantekeningen van een leidinggevende worden toegevoegd.

Het personeelsdossier en de AVG

Het belangrijkste is misschien nog wel het veilig opslaan van de personeelsgegevens. Een werkgever mag niet meer gegevens verzamelen voor het personeelsdossier dan nodig is en dient hier ook zorgvuldig mee om te gaan. Het is van groot belang om te bepalen wie toegang heeft tot welke gegevens van het personeel. Ook is het belangrijk om gegevens na het dienstverband waar nodig veilig te bewaren, vooral na het ontslaan van een werknemer.

Jeroen Jurg
In Arbeidsovereenkomst

De officiële waarschuwing aan de werknemer

De officiële waarschuwing

Iedere werkgever kent het wel: Een werknemer die altijd te laat komt of zich nooit aan bepaalde bedrijfsregels of afspraken houdt. Het arbeidsrecht kent een aantal instrumenten voor werkgevers om wangedrag en/of wanprestaties van werknemers aan te kaarten en stappen te ondernemen. Één van deze instrumenten is de officiële waarschuwing. In dit blog zullen we de officiële waarschuwing van de kant van de werkgever en werknemer bespreken.

De werkgever

Voor de werkgever is de officiële waarschuwing een instrument om te laten weten dat bepaald gedrag, doen of nalaten niet langer door de beugel kan. Het dient af en toe ook zelfs als ultimum remedium; bij een volgende overtreding zal de werkgever in sommige gevallen overgaan tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter. Het is voor de werkgever dus ook van belang dat voorafgaand aan ontbinding van de arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter, een officiële waarschuwing is gegeven of zelfs meerdere. Hiermee kan de werkgever bij de rechter laten zien dat er in een eerder stadium stappen zijn ondernomen om het gedrag, doen of nalaten aan te kaarten en te veranderen. 

Een officiële waarschuwing kent niet per se een bepaalde vorm, maar er zijn wel een aantal zaken waar een werkgever bij het opstellen van een officiële waarschuwing aan moet denken:

  • Stel de officiële waarschuwing op papier op en stuur deze liefst aangetekend naar de werknemer. Neem de waarschuwing ook op in het personeelsdossier.
  • Geef altijd de reden voor een officiële waarschuwing. Denk hierbij aan: structureel te laat komen, onder invloed van alcohol zijn op de werkvloer, ongeoorloofd verlof opnemen etc.
  • Licht de waarschuwing ook toe en verwijs eventueel naar interne regelgeving van u als werkgever
  • Vraag de werknemer eventueel om een verklaring en neem deze ook op in de waarschuwing.

De werknemer

Als werknemer kan het soms best stressvol en beangstigend zijn om een officiële waarschuwing te krijgen. Al helemaal als je het niet eens bent met de waarschuwing of bepaald gedrag dat je wordt verweten. Het is echter wel van belang voor de werknemer om hier schriftelijk op te reageren/protesteren. Ook vanuit het perspectief van de werknemer is het grootste belang een eventueel geschil over ontbinding van de arbeidsovereenkomst bij de kantonrechter. Door een schriftelijke reactie te geven, sta je sterker in je schoenen bij de rechter.

Het is ook van belang om te reageren als je het als werknemer wel eens bent met de officiële waarschuwing. Onder andere om aan te geven wat je zal doen om herhaling te voorkomen.

In het protest kan de werknemer het volgende opnemen:

  • Dat je het niet eens bent met de officiële waarschuwing en waarom (onderbouw dit met argumenten) OF wat u zult verbeteren om herhaling te voorkomen (toon dit het liefst ook aan).
  • De vraag aan de werkgever om de officiële waarschuwing in te trekken
  • De vraag aan de werkgever om de reactie op te nemen in het personeelsdossier.

Het kan soms lastig zijn om zelf een officiële waarschuwing of een reactie hierop op te stellen. We hebben een model voor beide documenten voor €19,- ex. btw. Deze zijn hier te vinden.

Jeroen Jurg
In Arbeidsovereenkomst

Internet en e-mailgebruik door werknemers in de werksfeer

Rechten en plichten internet en e-mailgebruik door werknemers in de werksfeer

Voor zowel werkgever als werknemer is het belangrijk dat er een gedragscode is voor het gebruik van internet en e-mail in de werksfeer. De werkgever mag eisen stellen aan het internet en e-mailgebruik op de werkplek. Deze zijn namelijk eigendom van de werkgever. De werkgever mag echter niet zomaar al het internet- en e-mailgebruik van haar werknemers monitoren in verband met de privacywetgeving. Alleen in uitzonderlijke gevallen of vermoeden mag er uitvoerig gecontroleerd worden. Vandaar dat het van groot belang is dat een gedragscode/reglement opgesteld wordt. Het doel van het vastleggen van de gedragscode is onder andere het voorkomen van arbeidsconflicten, beveiligingsrisico’s en juridische risico’s.

Het is belangrijk om onder andere afspraken te maken over de volgende punten:

  • de uitgangspunten van het bedrijf voor het gebruik van internet en e-mail in de werksfeer
  • regels omtrent het gebruik van internet bijvoorbeeld voor het bezoeken van websites en het downloaden
  • regels omtrent het gebruik van e-mail bijvoorbeeld voor privégebruik
  • Controle van het gebruik door de werkgever
  • informatievoorziening

Ook is het van belang dat de gedragscode van toepassing wordt verklaard in de arbeidsovereenkomst van de werknemer. Dit kan bij bestaande arbeidsovereenkomsten indien er een wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst is opgenomen of met instemming van de werknemer. Voor het toepassen van het wijzigingsbeding moet echter eerst een voorstel aan de werknemer worden gegaan om het reglement te wijzigen. Gaat de werknemer hier niet op in, dan moet kan het wijzigingsbeding worden ingeroepen. In een nieuwe arbeidsovereenkomst dient een bepaling opgenomen te worden waarin de gedragscode van toepassing wordt verklaard.

De model gedragscode op onze website geeft een goede balans tussen de privacy van de werknemer en het belang van de werkgever om het (privé) gebruik van internet en e-mail op het werk in te perken.

Zelf je modelovereenkomst internet en e-mailgebruik opstellen kan voor €19, – ex. BTW via de contractenfabriek.

Jeroen Jurg
In Arbeidsovereenkomst

Addendum arbeidsovereenkomst (WAB)

Addendum arbeidsovereenkomst (WAB)

Sinds de invoerring van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 zijn een aantal belangrijke wijzigingen doorgevoerd die van invloed zijn op de rechten en plichten van werkgevers en werknemers. Één van de beoogde doelen van de WAB is het voor werkgevers aantrekkelijker maken van het aanbieden van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Om dit voor werkgevers aantrekkelijker te maken zijn er in de WAB twee schalen voor de WW-premie die de werkgever moet betalen bepaald. Een hoge premie van 7,94% voor werknemers met een flexibele of tijdelijke arbeidsovereenkomst en een lage premie van 2,94% voor werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Het was voor werkgevers mogelijk om de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd voor 1 januari 2020 om de lage WW-premie te betalen. Als de arbeidsovereenkomst vóór 1 januari 2020 een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is krijgt de werkgever 3 maanden extra de tijd (tot 1 april 2020) om te voldoen aan de administratieve eisen van de lage WW-premie. Dit betekent onder andere dat deze nog niet schriftelijk hoeft te zijn om de lage WW-premie toe te passen, zolang dit voor 1 april 2020 wel gebeurd.

Ook kan er voor werknemers wiens overeenkomst van bepaalde tijd van rechtswege is overgegaan naar een overeenkomst voor onbepaalde tijd de lage WW-premie worden toegepast. Dit mag u vastleggen in een schriftelijk addendum. Hiervoor moet het schriftelijk addendum wel in de loonadministratie worden opgenomen en zowel door de werkgever als werknemer worden ondertekend.

Voorwaarden addendum

De lage WW-premie mag worden toegepast indien de werkgever aan de volgende voorwaarden voldoet:

•   Het schriftelijk addendum is door zowel werkgever en werknemer ondertekend

•   Uit het schriftelijk addendum blijkt dat sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, niet zijnde een oproepovereenkomst

•   Het addendum wordt bewaard in de loonadministratie

Een voorbeeld addendum vindt u hier!

Jeroen Jurg
In Ondernemersvormen

Vennootschap onder firma (vof)

De vennootschap onder firma

Veel startende ondernemers die samen met iemand anders een bedrijf starten, kiezen voor de rechtsvorm vennootschap onder firma (vof). Een vof heeft dan ook de nodige voordelen. Ieder persoon die meedoet wordt vennoot en brengt iets in. Dit kan geld zijn, maar ook goederen of arbeid.

Wat is een vof?

Een vof is een rechtsvorm waarbij meerdere ondernemers een bedrijf kunnen starten. In art. 18 van het Wetboek van Koophandel is bepaald:

“In vennootschappen onder eene firma is elk der vennooten, wegens de verbindtenissen der vennootschap, hoofdelijk verbonden.”

De vof is geen rechtspersoon. De eigenaren zijn hoofdelijk aansprakelijk voor eventuele schulden. Wanneer er een schuld ontstaat door het handelen van een andere vennoot, bent uzelf dus ook aansprakelijk voor deze schuld, in het geval dat de schuld niet af te lossen is vanuit het kapitaal van de vennootschap. Een vof is een zogenaamde personenvennootschap, als tegenhanger van een kapitaalvennootschap, zoals een bv of nv. Personenvennootschappen worden gevormd op basis van een overeenkomst tussen de vennoten. Iedere vennoot brengt bij oprichting iets in, vaak in de vorm van geld, maar dit kan ook door het beschikbaar stellen van bijvoorbeeld een kantoorruimte of een bepaald goed.

Voordelen van de vof

Naast het risico van hoofdelijke aansprakelijkheid en dat elke vennoot zijn eigen pensioen moet regelen, kent de vof ook een aantal voordelen. 

  • De vof is makkelijk op te zetten. Inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) is al voldoende. Het is wel van belang om een vennootschapscontract op te stellen samen met de ander venno(o)t(en), maar dit is niet verplicht.
  • Het oprichten van een vof is goedkoop. De enige verplichte kosten die hieraan verbonden zij is bij de inschrijving bij de KvK en het handelsregister. Dit kost eenmalig €50,-.
  • De vennoten (die afzonderlijk voldoen aan de eisen van de belastingdienst) kunnen gebruik maken van fiscale voordelen voor ondernemers.

De vof en belasting

Elke vennoot betaalt inkomstenbelasting over zijn eigen deel van de beloning of winst. Als u ondernemer bent voor de inkomstenbelasting dan heeft u recht op aftrekposten en diverse vrijstellingen zoals: ondernemersaftrek, investeringsaftrek en fiscale oudedagsvoorziening. De belasting op het leveren van goederen en diensten ( btw) wordt door de vof betaald.

Een vennootschapscontract opstellen

Het is belangrijk om voordat u met uw mede vennoten een vof begint een vennootschapscontract op te stellen. Het is niet verplicht, maar wel ten zeerste aan te raden. In het vennootschapscontract staan onder andere afspraken over: 

  • Naam, doel en duur
  • Inbreng, kapitaalrekening en bevoegdheid
  • Berekening winst en verdeling
  • Ziekte en arbeidsongeschiktheid
  • Concurrentie
  • Beëindiging

Het is niet nodig om hiervoor langs een advocaat of een notaris te gaan, het vennootschapscontract kunt u gewoon zelf opstellen.

Het vennootschapscontract legt als het ware de spelregels vast. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en kunnen er minder snel misverstanden over dit soort zaken ontstaan. Eventuele afspraken uit het vennootschapscontract kunnen ook geregistreerd worden in het Handelsregister.

Wees verstandig! Voorkom problemen: leg onderlinge afspraken goed vast in een vennootschapscontract. Een vennootschapscontract kunt u op onze website opstellen voor €19,- (ex. btw):

https://contractenfabriek.nl/document/overeenkomst-vennootschap-firma-vof-overeenkomst/