Het personeelsdossier
Het is voor elke werkgever van belang om voor elke werknemer een personeelsdossier bij te houden. Dit is ook een wettelijke verplichting van de werkgever. Er zijn twee belangrijke aspecten waar de werkgever op moet letten bij het bijhouden van het personeelsdossier. Het zorgvuldig en veilig bewaren van de gegevens in lijn met de AVG en het vastleggen van andere gegevens waarin de werkgever stelt hoe een werknemer functioneert.
Wat staat er precies in het personeelsdossier
Het personeelsdossier bevat onder meer verbeterpunten en afspraken met een werknemer en de werkgever houdt ook bij hoe een werknemer functioneert. Dit is van belang voor het bijhouden van een ontwikkeling van een werknemer, maar vooral ook als je een werknemer op iets als niet goed functioneren wil ontslaan of als er vragen komen over een werknemer vanuit externe instanties. Kort gezegd bewaart de werkgever in het personeelsdossier dus alle relevante/belangrijke gegevens van het dienstverband van de werknemer in één map.
Stel: Een werkgever wil een werknemer ontslaan en er komen vragen over het functioneren van een werknemer van het UWV of een advocaat en welke actie de werkgever heeft ondernomen om gedrag of functioneren dat heeft geleden tot willen ontslaan te veranderen. Een werkgever die alles netjes heeft opgenomen in het personeelsdossier staat dan relatief sterk in zijn schoenen en kan alles overzichtelijk laten zien. Het is dus van groot belang om het personeelsdossier up-to-date te houden.
Hoe ziet het personeelsdossier eruit?
Bij het aannemen van een nieuwe werknemer moet er direct een personeelsdossier aangemaakt worden voor een werknemer, waarin in eerste instantie alle persoonlijke gegevens instaan die van belang zijn voor het dienstverband van de werknemer. Vaak wordt dit gedaan door middel van een stamkaart. Het is aan te raden voor alle werknemers eenzelfde soort structuur te hanteren voor het opstellen van het personeelsdossier.
Een personeelsdossier bevat in elk geval:
- Persoonlijke gegevens
- Contracten & arbeidsvoorwaarden
- Functioneren & ontwikkeling
- Ziekteverzuim
- Diversen & bijzonderheden
Persoonlijke gegevens
Bij persoonlijke gegevens moet naast de stamkaart met daarin informatie over zoals naam en adres onder andere ook gedacht worden aan een kopie van het identiteitsbewijs, de sollicitatiebrief, het CV, VOG, etc.
Contracten en arbeidsvoorwaarden
Naast de arbeidsovereenkomst wordt ook vaak een CAO toegevoegd, het getekende personeelshandboek en overzicht van het verlof.
Functioneren & ontwikkeling
Dit gedeelte is van belang voor het functioneren van een werknemer en het aantonen van eventueel niet goed functioneren. Het bevat vaak en functieprofiel, verslagen van functioneringsgesprekken en afspraken over de loopbaan.
Overige
Met het ziekteverzuim wordt de frequentie van ziekteverzuim bedoeld (Let op! Er mogen geen medische gegevens worden opgenomen in het personeelsdossier) en verder kunnen er nog eventuele aantekeningen van een leidinggevende worden toegevoegd.
Het personeelsdossier en de AVG
Het belangrijkste is misschien nog wel het veilig opslaan van de personeelsgegevens. Een werkgever mag niet meer gegevens verzamelen voor het personeelsdossier dan nodig is en dient hier ook zorgvuldig mee om te gaan. Het is van groot belang om te bepalen wie toegang heeft tot welke gegevens van het personeel. Ook is het belangrijk om gegevens na het dienstverband waar nodig veilig te bewaren, vooral na het ontslaan van een werknemer.
